做好担保公司档案管理工作的几点心得
发布时间：2011-9-5 15:04:19 点击数：5237
我是苏州亨通担保投资有限公司的一名普通档案管理员，在档案管理的职位上工作有两个年头了，下面和大家探讨一下在档案工作方面的几点心得。
众所周知，档案管理就是收集整理→归档保管→提供调阅→销毁处理的过程。以苏州亨通担保投资有限公司的档案管理为例，一套完整而有效的优秀档案管理体系为我们整个公司的团体表现加分不少。
一、收集整理。我们的业务和风险经理对某个委托担保企业或个人进行认真客观的评估完毕后撰写评估报告，然后将受保企业或个人的一些相关基本资料（比如说企业的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户证明、贷款卡和查询明细、验资报告、章程、身份证、近期的财务报表和明细、水电费发票等等）送往审批部进行初步审批，再由审批员出具审批表，上交上级与财务审批，财务及上级领导批示通过后，这三部分就组成了A类基础材料（受保企业或个人的基础资料）。同样，相关企业或个人（即反担保方）的基本资料（比如说企业的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户证明、贷款卡和查询明细、验资报告、章程、身份证、近期的财务报表和明细、水电费发票等等）便组成了B类基础材料（反担保企业或个人的基础资料）。而相关合同、协议或证明（比如说借款合同、保证合同、委托担保协议、委托担保质押合同、反担保保证合同、反担保质押合同等等）就是我们的第三类档案材料即合同类材料。在实际情况中，有的受保企业有可能为另一个企业或个人的反担保，而有的反担保企业亦或成为受保企业，所以我们这样的档案分类方法在一定程度上避免了档案的重复性，也有利于更清楚更有效的调阅查询。因为相关资料的收集速度会直接影响整个后台工作的有效进行，所以，档案管理员的重要责任之一便是及时督促前台按时快速的完成资料收集，以便及时的归档保存。
二、归档保管与调阅。A类、B类、合同类资料收集完整后就可以归档保管了，为了在以后的工作中方便调阅，管理员必须对相关的资料重新记录和编写号码，做成完整的Excel表格，每天更新保存。我们的A、B类基础材料是可以查阅和借出的，当业务或风险部门人员需要调阅甚至借出相关的基础档案，填写借出还入登记书之后，便可以拿出档案室，最长期限为14天，如果超过期限，管理员必须进行提醒和督促档案的还入。在档案归还的过程中，管理员必须认真检查，如果有相关材料遗失的情况，应该通知相关部门及时进行补缺，保证档案的完整性。
三、档案销毁处理。从理论上说，我们的档案保存期限为5年（特殊情况除外），但是随着业务量的加大以及空间资源的局限性和资料本身需要不断更新的特点，我们会定期更换一些旧的或者过期的不完整的资料，补充一些最新的更有利于我们业务和风险掌控的资料，而那些“淘汰”下来的资料我们就会定期做销毁处理，以释放更多的空间和保证资料的最新性。所以，管理员需要和前台经常进行沟通和交流，以便了解到最新的资料，进行除旧换新。
正是因为亨通担保有这样一套完整有效的档案管理体系，才使得后台工作井井有条，出色完成。由于我们形成了一整套规范的公司档案管理，促进了企业在行业的竞争中处于领先地位，而我个人也在这个档案管理的工作中养成了最大限度的细心、耐心和做好档案工作的热心。
（来源：苏州亨通担保投资有限公司）